como ser mas organizado

Uno de los pilares que sostienen la formación de UNIDEMA son las Habilidades Blandas o Soft Skills. Estas habilidades o competencias son transversales para todo tipo de trabajos e incluso trascienden al ámbito personal.

Una de estas Soft Skills es la Organización a la que le dedicamos esta entrada.

¿Qué es ser una persona organizada?

Según la RAE (Real Academia Española) la definición de organizar es “1. Establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados” y “2. Poner algo en orden”. Pero ¿Cómo aplicamos esto a nuestro día a día y a mejorar cómo estudiantes? Ahora te lo contamos:

Cualidades que definen a una persona organizada

Cada persona es un mundo, y lo mismo ocurre con las personas organizadas, puesto que los criterios de organización y orden son personales, y donde uno ve orden y lógica, otra persona puede percibir el caos más absoluto. Aun así podemos hacer un listado de cualidades que comparten las personas organizadas:

  1. Planifican con antelación 
  2. Es capaz de tomar decisiones rápidamente.
  3. Utilizan un solo método para organizarse: Post-it, agenda, app, calendario…
  4. Dedican un tiempo a planificarse y ordenar sus cosas antes de empezar para no distraerse.
  5. Saben discernir lo importante de lo superfluo, solo guarda lo que necesita, solo dedica tiempo si es necesario.
  6. Nunca dejan una tarea por hacer y asigna un lugar a cada cosa.
  7. Utilizan los “tiempos muertos” para hacer otras tareas, pero también dedican tiempo al descanso, aunque siempre, está dentro de su planificación.
  8. Son optimistas, todo entra dentro de sus planes.
  9. Saben combatir el estrés a través del orden y la planificación.

¿Qué diferencias hay entre ser organizado y ordenado?

Las personas organizadas son ordenadas, pero ser ordenado no implica ser organizado. La diferencia entre estos dos conceptos es más fácil de explicar con un ejemplo:

Nos encontramos en una biblioteca:

  • Orden: Sería que todos los libros estuvieran colocados en las estanterías, unos al lado de los otros correctamente. Desorden: Los libros estarían tirados por las distintas superficies del lugar, fuera de su sitio.
  • Organización: Sería que los libros estuvieran colocados correctamente en las estanterías y distribuidos lógicamente por temáticas, época, orden alfabético… Con el fin de optimizar la localización de estos. Desorganización: Libros de distintas temáticas entremezclados entre ellos. 

Con este ejemplo podemos ver más fácilmente que la organización va un paso más allá del orden, la organización muchas más ventajas que el simple orden, como es la eficiencia de los procesos.

6 Ventajas de ser organizado

Las principales ventajas que encontrarás si organizas tu día a día son:

Eficiencia

Serás más eficiente y productivo. Planificar las tareas pendientes de manera organizada hará que no pierdas tiempo pensando en todo lo que tienes que hacer y mejorará tu rendimiento.

Mejora la memoria

Dejar por escrito tu plan diario hará que mejores la memoria. La escritura hace que estemos más atentos y que se recuerde mejor aquello que se deja por escrito, a medio plazo serás capaz de recordar números, fechas y datos con mayor facilidad.

Elimina el estrés

La incertidumbre produce ansiedad y estrés. Organizando del ambiente y planificando las tareas se reduce la incertidumbre al mínimo, dando control, despejando la mente y reduciendo las preocupaciones.

Mayor tiempo libre

Cuando cada cosa está en su lugar y cada tarea tiene un horario, todo se vuelve más sencillo. Se deja de perder tiempo buscando cosas o pensando que tarea es la que tienes que hacer, por lo que invertir 10 minutos al día organizando acaba convirtiéndose en más tiempo para relajarse. 

Mejora tu creatividad

Ser organizado también significa buscar las opciones más adecuadas y eficientes para el día a día. La creatividad irá surgiendo en pequeñas cosas como buscar un lugar más adecuado para guardar algo, o buscar formas alternativas para hacer una tarea de manera más eficiente.

Mejor calidad del sueño

Como ya hemos dicho, la organización reduce el estrés y otorga más tiempo libre, lo que se traduce en más tiempo para dormir y en un descanso de calidad, puesto que tendrás menos preocupaciones al ir a la cama.

7 Hábitos para ser más organizado

1. Ponte objetivos: Para crear un camino, hay que establecer una meta. Ponerte objetivos te ayudará a ver el final, a no desviarte de estos y a no crearte falsas expectativas.

2. Usa listas de tareas: Apunta todas tus tareas pendientes y organízala bajo un criterio lógico: según dificultad, según el plazo de entrega… 

3. No hagas más de una tarea a la vez: Aunque del “Multitasking” esté de moda, mezclar tareas te producirá más estrés y reducirá tu productividad. Pasito a pasito se hacen las cosas mejor, hasta que no acabes una tarea, no pases a la siguiente,  y jamás dejes una tarea a medio hacer.

4. Crea rutinas y sistemas: Existen métodos de organización como el GTD (Get Things Done) o la filosofía de Marie Kondo, entre muchísimos otros, busca el que más se adecue a ti y a tus necesidades, o incluso crea tu propio sistema, y cíñete a él, así creerás patrones y mejorarás tu eficacia y productividad. 

5. Simplifica tareas y procesos: Muchas tareas y objetos en la vida son innecesarios, los mantenemos por apegos o por miedo a desprenderse, y no hacen más que estorbar y robar tiempo. Reduce tus posesiones y obligaciones a aquellas que sean necesarias y te hagan feliz, así te acercarás a lo que de verdad es importante.

6. Usa agendas o notas recordatorias: Convierte tu agenda en tu mejor aliado, anota tus citas y reuniones para no olvidar nada. 

7. Trata de escribirlo todo: Así evitarás olvidos y mejorarás tu memoria. Puedes usar una agenda física o una app, aunque te recomendamos la escritura manual, puesto tiene efectos cognitivos positivos para tu memoria e inteligencia.

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Por Editorial UNIDEMA

Editorial UNIDEMA News